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Desenvolver Competências é uma atividade tão importante para o sucesso de uma empresa, ao ponto da ISO 9001:2015 ter um requisito específico para tratar do tema.
Ainda que competência e a gestão de pessoas andem juntos, o requisito 7.2 tem um foco mais aguçado na gestão das competências, embora as pessoas não sejam esquecidas ao longo do requisito. Sempre se lembre, pessoas vêm e vão em uma organização, com isso quando não levantamos e asseguramos as competências em nossos processos, estamos compactuando com o fracasso do nosso sistema.
A organização precisa assegurar que em todos os processos não haja falta de competências básicas para execução das tarefas e atividades organizacionais.
O requisito da norma indica como uma empresa deve conduzir este assunto no seu SGQ. Porém, antes de irmos para a prática do requisito, analisaremos a importância que a ISO 9000:2015 dá a respeito do tema:
Competência – O SGQ é mais efetivo quando todos os funcionários entendem e aplicam as habilidades, treinamento, educação e experiência necessários para desempenhar suas funções e responsabilidades. É da responsabilidade da Alta Direção oferecer oportunidades para as pessoas desenvolverem essas competências necessárias.
Excelente! O principal destaque nesta explanação é a relação existente entre funcionários competentes e a efetividade do SGQ.
Dado a base da ISO 9000:2015, Como garantir que as pessoas da organização sejam competentes?
Existe uma sequência lógica no requisito. Primeiro precisamos determinar quais são as competências, somente após isto identificamos como podemos garanti-las.
A organização pode assegurar a competência de pessoas com base em três aspectos:
Aqui se tratam de três opções que podem ser utilizados para assegurar as competência necessárias. Por isso, podemos analisar as pessoas de nossa organização utilizando um ou mais destes critérios. O ideal é determinar as competências com base nos três aspectos apresentados.
Para atender o critério de Treinamento, a TREINISEG aplica uma metodologia onde os colaboradores têm a oportunidade de realizar seus estudos em uma plataforma intuitiva e fácil de usar, especialmente desenvolvida para treinamentos em segurança do trabalho, que cumpre integralmente todos os requisitos estabelecidos pelo Ministério do Trabalho (NR-1).
Em complementariedade com a atividade de assegurar as competências, é preciso indicar ações para aquisição e desenvolvimento. Sem dúvida, o refinamento constante dos conhecimentos, habilidades e atitudes são fundamentais para garantir produtos e serviços conformes.
A principal falha de muitas empresas ocorre ao cobrar seu pessoal de algo que eles não possuem. Por esse motivo, empresas que querem se sobressair no mercado estão continuamente procurando formas de assegurar as competências necessárias para condução de seus processos.
Imagine que ao longo de anos uma empresa adota um certo treinamento interno anual para desenvolver os conhecimentos de boas práticas a fim de garantir a qualidade dos produtos no processo produtivo. Porém, ao longo do tempo os índices de retrabalho e de reclamações do cliente aumentaram consideravelmente. Para piorar, após uma análise crítica dos problemas, a conclusão principal foi que o gargalo não é decorrente de infraestrutura ou de maquinário, mas de falhas humanas. Logo, a conclusão é que os treinamentos não estão produzindo o efeito esperado no desenvolvimento das competências para execução daquele processo.
Este é um ponto onde as empresas costumam levar não conformidades em auditorias de certificação. Muitas vezes, os gestores esquecem de reter os registros que comprovam como as competências de cada colaborador.
Sendo assim, tenha cópias de certificados, diplomas, registros de treinamentos internos, provas e testes realizados internamente. Estes são a prova principal de que algo está sendo feito para o desenvolvimento das competências em sua organização.
Para atender este requisito e não levar nenhuma não conformidade na auditoria de certificação, existem alguns cuidados. A empresa poderá realizar uma descrição de cargos e com base nas competências levantadas para cada cargo e função. Para isto, a empresa deverá ter registros que comprovem que os funcionários atendem aos requisitos determinados.
Caso algum colaborador não tenha determinada competência requerida para a execução de sua função, a organização pode determinar um plano de ação para prover a aquisição.
Para auxiliar no levantamento e identificação das competências, uma vez que podem ser numerosas, podemos observar os papéis, responsabilidades e autoridades da organização. Desta forma é possível organizar uma descrição de cargos coerente com base nas informações de cada processo.
Agora existem empresas, que já fazem este trabalho muito bem. Através da utilização de softwares de gerenciamento de pessoas, fazem o levantamento das competências necessárias de cada cargo ou função e, consequentemente conseguem ter registros e evidências se os colaboradores atendem aos requisitos necessários de suas atribuições.
Através do portal de acompanhamento da TREINISEG, é possível verificar o andamento dos estudos dos alunos, com gestão centralizada em várias unidades, tornando o processo ainda mais eficiente. A gestão de treinamentos é feita com relatórios completos e de fácil visualização.
Monitorar as competências é sinônimo de mapear riscos!
Olha a mentalidade de risco sendo citada na série ISO 9001 requisitos!
Através do levantamento das competências é possível verificar como está a distribuição do conhecimento em uma organização. Caso o conhecimento esteja em déficit em um determinado processo, isto representará um risco.
Por isso, a tarefa de determinar, assegurar, desenvolver e avaliar as competências é primordial para o SGQ. A falta de competências necessárias, com certeza, irão gerar produtos e serviços não conformes que influenciam na satisfação do cliente.
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